Mẹo tối ưu chi phí cho hộ nông nghiệp và kinh doanh nhỏ là chủ đề chúng tôi được hỏi nhiều nhất mỗi lần ngồi tư vấn cho các hộ trồng trọt. Không ít bà con chăm cây rất kỹ, sản phẩm đẹp, nhưng cuối vụ tính lại thì lời chẳng bao nhiêu. Chúng tôi nhận thấy nguyên nhân phần lớn không nằm ở kỹ thuật canh tác. Nó nằm ở cách quản lý chi phí hàng ngày, những khoản nhỏ lẻ tưởng chừng không đáng kể. Trong bài này, đội ngũ chúng tôi xin chia sẻ lại những kinh nghiệm thực tế đã đúc kết được sau nhiều lần đồng hành cùng các hộ sản xuất quy mô nhỏ.
Vì sao chi phí sản xuất hay đội lên mà ít ai để ý
Chúng tôi từng làm việc với một hộ trồng rau ở ngoại thành, diện tích chỉ khoảng một nghìn mét vuông. Chủ vườn kể rằng tháng nào cũng chi tiêu đều đặn, chẳng có khoản gì bất thường. Nhưng khi ngồi soát lại sổ sách cùng chúng tôi, mọi thứ mới lộ ra. Tiền mua phân bón, thuốc bảo vệ thực vật và vật tư lặt vặt bị mua rải rác nhiều lần trong tháng. Mỗi lần một ít, giá lại cao hơn hẳn so với mua gộp một lần.
Đây là tình trạng khá phổ biến với hộ nhỏ. Chi phí nông nghiệp thường bị chia vụn thành nhiều khoản: tiền điện bơm nước, tiền công lao động thời vụ, tiền vận chuyển, tiền hao hụt do bảo quản sai cách. Từng khoản riêng lẻ trông có vẻ nhỏ. Nhưng gộp lại cả vụ, chúng chiếm một phần không nhỏ trong tổng chi. Bước đầu tiên chúng tôi luôn khuyên bà con là ghi chép lại đầy đủ, dù chỉ bằng một cuốn sổ tay đơn giản cũng được.
Vật tư và phân bón, khoản đầu vào ngốn tiền nhất
Với đa số hộ trồng trọt, phân bón và vật tư chăm sóc cây chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phí sản xuất. Đây cũng là khoản dễ tối ưu nhất nếu biết cách chọn lựa và sử dụng hợp lý. Một hướng đi chúng tôi thấy hiệu quả với nhiều hộ nhỏ là chuyển dần sang phân bón hữu cơ tự ủ tại nhà. Cách này vừa giảm chi phí mua ngoài, vừa cải tạo đất tốt hơn về lâu dài, một công đôi việc mà chúng tôi thấy nhiều hộ đã áp dụng thành công.
Cách mua hàng cũng ảnh hưởng không kém đến giá thành. Mua gộp theo nhóm hộ trong cùng khu vực thường được chiết khấu tốt hơn hẳn so với mua lẻ từng người. Chúng tôi từng gợi ý cho một nhóm ba hộ trồng cây ăn trái ở Long Khánh cùng nhau đặt hàng phân bón và thuốc sinh học theo lô lớn. Kết quả là giá nhập giảm được một khoản đáng kể so với trước, chưa kể còn tiết kiệm được cả tiền vận chuyển vì gộp đơn hàng.
Bên cạnh chuyện mua sao cho rẻ, cách sử dụng và bảo quản cũng quyết định phần lớn hiệu quả của khoản chi này:
- Bón đúng liều lượng theo từng giai đoạn sinh trưởng của cây, tránh bón dư vừa lãng phí vừa hại đất.
- Bảo quản phân bón, thuốc trong kho khô ráo, thoáng khí, để tránh hư hỏng hay vón cục phải bỏ đi.
- So sánh giá giữa vài nhà cung cấp trước khi đặt hàng số lượng lớn, thay vì mua quen một chỗ vì ngại đổi.
Đừng chỉ nhìn vào giá niêm yết
Chúng tôi thường nhắc bà con một điều: giá rẻ trên bao bì chưa chắc đã là giá thực sự tiết kiệm. Có loại phân giá thấp nhưng hàm lượng dinh dưỡng loãng, phải bón nhiều gấp đôi mới đạt hiệu quả tương đương loại đắt hơn. Tính ra chi phí trên mỗi công đất, nhiều khi loại đắt lại rẻ hơn. Đây là phép so sánh chúng tôi khuyên bà con nên làm quen dần, thay vì chỉ nhìn con số trên nhãn.
Chọn thiết bị và phụ kiện sản xuất sao cho vừa túi tiền
Thiết bị là khoản đầu tư một lần nhưng ảnh hưởng lâu dài đến chi phí vận hành mỗi vụ. Chúng tôi hiểu tâm lý của nhiều hộ nhỏ là muốn mua thiết bị rẻ nhất có thể để đỡ tốn vốn ban đầu. Nhưng thực tế đội ngũ chứng kiến không ít trường hợp máy bơm, bình phun thuốc giá rẻ hỏng liên tục. Cộng dồn tiền sửa chữa lại, số tiền đó còn cao hơn mua hẳn một chiếc máy tốt ngay từ đầu.
Lời khuyên của chúng tôi là phân loại thiết bị theo mức độ sử dụng. Với những dụng cụ dùng hàng ngày như máy bơm nước, bình phun thuốc, nên đầu tư loại có độ bền cao. Tần suất sử dụng lớn sẽ khấu hao rất nhanh nếu chọn hàng kém chất lượng. Ngược lại, với thiết bị chỉ dùng theo mùa vụ, bà con có thể cân nhắc thuê hoặc mua chung với hộ lân cận để giảm chi phí sở hữu, nhất là những máy móc chuyên dụng chỉ dùng vài tuần trong năm.
Một điểm nữa chúng tôi muốn nhấn mạnh là chuyện bảo trì định kỳ. Rất nhiều hộ chỉ sửa máy khi đã hỏng hẳn. Trong khi đó, việc kiểm tra, bôi trơn, vệ sinh định kỳ có thể kéo dài tuổi thọ thiết bị đáng kể. Nó giúp tránh được những khoản sửa chữa phát sinh đột ngột giữa vụ mùa, đúng lúc bà con cần máy chạy nhất.
Bán hàng thông minh hơn cũng là một cách tiết kiệm
Nhiều người nghĩ tối ưu chi phí chỉ nằm ở khâu sản xuất. Nhưng khâu bán hàng cũng ảnh hưởng không kém đến hiệu quả cuối cùng. Nếu nông sản làm ra bị ứ đọng, phải bán tháo cho thương lái với giá thấp, thì mọi nỗ lực tiết kiệm ở đầu vào coi như đổ sông đổ bể. Chúng tôi đã thấy nhiều chủ vườn giảm được đáng kể chi phí trung gian khi chủ động bán hàng trực tiếp đến người tiêu dùng, thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào thương lái.
Hiện nay có khá nhiều công cụ hỗ trợ bán nông sản online mà các hộ nhỏ hoàn toàn có thể tiếp cận, không cần đầu tư quá nhiều về công nghệ. Chỉ cần một chiếc điện thoại thông minh và biết chụp ảnh, đăng bài đơn giản, bà con đã có thể tiếp cận thêm khách hàng mới. Điều này giúp giảm phụ thuộc vào một vài đầu mối thu mua quen thuộc, vốn thường ép giá vào lúc thu hoạch rộ.
Đội ngũ chúng tôi cũng từng đồng hành cùng một trang trại nhỏ chuyên trồng rau sạch tìm hiểu cách ứng dụng công nghệ để bán hàng hiệu quả hơn. Việc này không chỉ giúp họ bán được giá tốt hơn, mà còn giúp dự đoán sản lượng cần thu hoạch sát với nhu cầu thực tế. Nhờ vậy tình trạng dư thừa nông sản phải bỏ đi hoặc bán rẻ giảm hẳn so với trước, chủ vườn cũng chủ động hơn trong việc lên kế hoạch mùa vụ tiếp theo.
Quản lý dòng tiền theo mùa vụ, đừng để thiếu trước hụt sau
Nông nghiệp có đặc thù riêng là thu nhập theo mùa, trong khi chi phí lại phát sinh đều đặn quanh năm. Đây là lý do nhiều hộ rơi vào cảnh vay mượn để xoay vòng vốn giữa các vụ. Lãi vay kéo theo đó làm đội chi phí lên cao hơn hẳn so với dự tính ban đầu. Chúng tôi luôn khuyến khích bà con lập một khoản dự phòng riêng ngay khi thu hoạch, thay vì tiêu hết cho vụ tiếp theo rồi lại vay khi cần gấp.
Cách làm cụ thể chúng tôi thường gợi ý là chia doanh thu sau mỗi vụ thành ba phần rõ ràng. Một phần tái đầu tư cho vụ kế tiếp. Một phần dự phòng rủi ro như thời tiết xấu hay dịch bệnh. Phần còn lại mới dùng cho chi tiêu cá nhân hoặc mở rộng sản xuất. Cách chia này nghe đơn giản, nhưng thực tế giúp rất nhiều hộ tránh được cảnh phải vay nóng lãi cao vào lúc cần vốn gấp nhất.
Chúng tôi từng gặp một hộ trồng hoa màu ở Đơn Dương áp dụng cách chia ba phần này sau khi được đội ngũ tư vấn. Vụ đầu tiên họ còn ngập ngừng, cứ sợ để dành tiền dự phòng thì thiếu vốn xoay vụ mới. Nhưng đến vụ thứ ba, khi gặp đợt mưa trái mùa làm hư một phần diện tích, khoản dự phòng đó đã giúp họ không phải vay nóng để mua giống trồng lại. Đó là lúc họ mới thấy rõ giá trị của việc chia tiền ngay từ đầu, thay vì để đến lúc cần mới xoay xở.
Những sai lầm khiến chi phí đội lên mà hộ nhỏ hay mắc phải
Có một câu chuyện chúng tôi hay nhắc lại khi tư vấn. Một hộ trồng cây có múi vì muốn tiết kiệm đã mua giống trôi nổi giá rẻ, không rõ nguồn gốc. Kết quả là cây phát triển kém, tỷ lệ sống thấp, cuối cùng phải trồng lại gần như từ đầu. Chi phí phát sinh gần gấp đôi so với dự tính ban đầu. Bài học ở đây là tiết kiệm sai chỗ đôi khi còn tốn kém hơn chi tiêu hợp lý ngay từ đầu.
Một sai lầm khác chúng tôi thường gặp là thiếu kế hoạch dài hạn khi mua sắm. Nhiều hộ mua vật tư, đầu tư thiết bị theo cảm tính, thấy giá rẻ là mua, mà không tính đến việc có thực sự cần dùng ngay hay không. Vốn bị chôn vào những khoản không cấp thiết, trong khi những chi phí quan trọng hơn lại thiếu hụt đúng lúc cần. Chúng tôi nghĩ rằng chỉ cần dành ra nửa ngày mỗi tháng để rà soát lại chi tiêu, phần lớn hộ sản xuất nhỏ đã có thể tránh được những khoản lãng phí không đáng có.
Nếu bà con đang tìm hiểu thêm những mô hình kinh doanh nhỏ khác để tham khảo cách vận hành và tối ưu chi phí, có thể xem thêm câu chuyện về một mô hình kinh doanh nhỏ chuyển đổi lên nền tảng online mà chúng tôi từng theo dõi, dù khác lĩnh vực nhưng cách quản lý chi phí ban đầu có nhiều điểm tương đồng với hộ nông nghiệp.
Đôi điều chúng tôi muốn gửi gắm
Tối ưu chi phí trong nông nghiệp không phải là chuyện cắt giảm mọi khoản chi bằng mọi giá. Đó là biết chi đúng chỗ, đúng lúc, và có kế hoạch rõ ràng cho từng giai đoạn sản xuất. Từ việc chọn vật tư, bảo trì thiết bị, đến cách bán hàng và quản lý dòng tiền, mỗi khâu đều có thể tiết kiệm được một phần nếu bà con chịu khó quan sát và điều chỉnh dần theo từng vụ. Chúng tôi tin rằng những thay đổi nhỏ, khi được duy trì đều đặn qua nhiều mùa vụ, sẽ tạo ra khác biệt lớn cho hiệu quả kinh doanh của hộ nông nghiệp và kinh doanh nhỏ. Nếu bà con cần trao đổi thêm về trường hợp cụ thể của vườn nhà mình, đội ngũ chúng tôi luôn sẵn lòng lắng nghe và cùng tìm hướng phù hợp nhất.
